E-mail caindo no spam: por que acontece e como resolver

Resumo: E-mails da empresa caem no spam principalmente por falta de autenticação do domínio (SPF, DKIM e DMARC), por reputação ruim do servidor de envio ou por conteúdo com cara de propaganda. Configurar os registros de DNS corretamente resolve a maioria dos casos.

O cliente diz que não recebeu o orçamento. Você manda de novo. Nada. Ele olha no spam e lá está. Isso custa venda, e é mais comum do que parece.

Por que os e-mails vão para o spam

1. O domínio não está autenticado

Os servidores de e-mail, como Gmail e Outlook, verificam se a mensagem saiu mesmo de um servidor autorizado pela sua empresa. Isso é feito por três registros no DNS do domínio:

SPF: lista quais servidores podem enviar e-mail em nome do seu domínio.
DKIM: uma assinatura digital que prova que a mensagem não foi alterada no caminho.
DMARC: diz ao servidor de destino o que fazer quando as verificações falham.

Sem esses registros, ou com eles errados, as mensagens perdem confiança. O Gmail e o Yahoo, por exemplo, passaram a exigir autenticação de quem envia muitas mensagens.

2. Reputação do servidor

Se você usa uma hospedagem barata compartilhada com quem manda spam, o endereço do servidor pode estar em listas de bloqueio. Seus e-mails pagam pelo vizinho.

3. Conteúdo com cara de propaganda

Assunto em letras maiúsculas e cheio de exclamações.
Só uma imagem grande, sem texto.
Muitos links, ou links encurtados.
Palavras típicas de golpe e promoção agressiva.

4. Envio em massa pelo e-mail comum

Mandar newsletter para centenas de contatos pela caixa de e-mail normal é pedir para cair no spam. Para isso existem ferramentas de e-mail marketing.

Como resolver

Verifique se o domínio tem SPF, DKIM e DMARC configurados. Quem cuida da sua hospedagem ou do seu e-mail consegue conferir.
Envie um e-mail de teste para uma conta Gmail e abra "Mostrar original". Ele mostra se SPF, DKIM e DMARC passaram.
Revise assinatura e assunto: texto simples, sem exageros.
Peça aos clientes que marquem "não é spam" e adicionem você aos contatos.

Nosso e-mail profissional já vem com a autenticação configurada no domínio. Se o seu e-mail está em outro lugar e vive caindo no spam, a gente faz o diagnóstico. Os dados de configuração estão na Central de Ajuda.

Perguntas frequentes

Trocar de provedor resolve o spam?

Às vezes, se o problema for a reputação do servidor. Mas sem SPF, DKIM e DMARC corretos o problema volta.

Quanto tempo leva para melhorar depois de configurar?

A autenticação vale assim que o DNS propaga, o que costuma levar algumas horas. A reputação melhora com o tempo.

Seus e-mails estão indo para o spam?

Configuramos o domínio e o e-mail da sua empresa para as mensagens chegarem na caixa de entrada.

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